Od kiedy obowiązuje KSeF? Krótka odpowiedź

Artykuł zawiera linki partnerskie. Więcej w zakładce Jak zarabiamy.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) wchodzi etapami, a od tego, kiedy obowiązek dotyczy Twojej firmy, zależy przede wszystkim, na jaką kwotę wystawiasz faktury.

W skrócie:

• od 1 lutego 2026 wszystkie firmy muszą odbierać faktury w KSeF, a największe (sprzedaż powyżej 200 mln zł z VAT w 2024 roku) także je wystawiać,
• od 1 kwietnia 2026 wystawianie faktur w KSeF obowiązuje pozostałe firmy,
• od 1 stycznia 2027 dołączają najmniejsze firmy, które wystawiają faktury na nie więcej niż 10 000 zł brutto miesięcznie. Tego dnia kończą się też ułatwienia przejściowe i zaczynają kary.

Prowadzę firmę i sam wystawiam faktury w KSeF, więc opisuję zmiany z perspektywy przedsiębiorcy, a nie urzędnika.

Poniżej znajdziesz dokładny harmonogram, zasady liczenia limitu 10 000 zł, listę zmian od stycznia 2027 i kroki, które warto zrobić już teraz.

Harmonogram KSeF: wszystkie terminy

1 lutego 2026: odbieranie dla wszystkich

Od tego dnia faktury od dostawców trafiają do każdej firmy przez KSeF, bez względu na jej wielkość. Wystawiać faktury w systemie musieli wtedy tylko najwięksi, czyli firmy, które w 2024 roku sprzedały za ponad 200 mln zł (z VAT). Jeśli prowadzisz małą firmę, ten termin dotyczy Cię tylko po stronie faktur kosztowych.

1 kwietnia 2026: wystawianie dla większości firm
Do systemu dołączyła cała reszta, także jednoosobowe działalności i firmy zwolnione z VAT, jeśli wystawiają faktury. Jeśli fakturujesz więcej niż 10 000 zł brutto w miesiącu, to był Twój termin i od kwietnia wystawiasz faktury w KSeF.

1 stycznia 2027: najmniejsze firmy i koniec okresu przejściowego

Ostatnia grupa to firmy, które fakturują nie więcej niż 10 000 zł brutto miesięcznie. Tego samego dnia kończą się ułatwienia dla wszystkich i zaczynają się kary. Co dokładnie się zmienia, opisuję niżej.

Najważniejsze dla małych firm: nawet jeśli faktury możesz jeszcze wystawiać poza KSeF, to faktury od dostawców już teraz trafiają do Ciebie przez KSeF. Potrzebujesz więc dostępu do systemu albo programu, który te faktury pobiera, żeby widzieć swoje koszty.

Kto ma czas do 1 stycznia 2027? Limit 10 000 zł

Do końca 2026 roku możesz wystawiać faktury poza KSeF, jeśli suma sprzedaży udokumentowanej fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Przy liczeniu limitu pamiętaj o trzech zasadach:

1. Liczysz kwoty brutto, czyli razem z VAT. Faktura na 8 200 zł netto z 23% VAT to 10 086 zł, więc sama już przekracza limit.
2. Liczysz osobno każdy miesiąc kalendarzowy. Sumujesz wszystkie faktury wystawione w danym miesiącu.
3. Przekroczenie działa od razu i na stałe. Faktura, przy której suma w miesiącu przekroczy 10 000 zł, musi być już wystawiona w KSeF. Od tego momentu wszystkie kolejne faktury wystawiasz w KSeF, nawet jeśli w następnych miesiącach sprzedasz mniej.

Przykład: do 18 lipca wystawiłeś faktury na 9 300 zł brutto. 22 lipca wystawiasz kolejną na 3 000 zł. Suma wynosi 12 300 zł, więc faktura z 22 lipca musi trafić do KSeF, a od tej chwili cała Twoja sprzedaż na fakturach idzie już przez system.

Jeśli zbliżasz się do limitu albo masz sezon, w którym sprzedaż rośnie (np. koniec roku), łatwiej jest przejść na KSeF wcześniej, niż pilnować limitu przy każdej fakturze.

Co się zmienia 1 stycznia 2027?

Cały okres od 1 lutego do 31 grudnia 2026 roku jest przejściowy. 1 stycznia 2027 kończą się ułatwienia, które dotyczą wszystkich firm, nie tylko najmniejszych:

1. Zaczynają się kary. Do końca 2026 roku kary za błędy związane z KSeF są odroczone. Od 2027 roku wystawienie faktury poza systemem, gdy powinna trafić do KSeF, może się skończyć karą.
2. Numer KSeF w przelewie. Płacąc za fakturę wystawioną w KSeF, trzeba podać w przelewie jej numer KSeF (dotyczy płatności od 1 stycznia 2027).
3. Koniec faktur z kas fiskalnych poza KSeF. Do końca 2026 roku można wystawiać faktury z kasy rejestrującej. Od 2027 roku faktura dla firmy do transakcji z kasy online musi być wystawiona w KSeF.
4. Koniec zwolnienia dla najmniejszych. Firmy z limitem 10 000 zł miesięcznie też muszą wystawiać faktury w KSeF.

To, co zostaje na stałe: tryb offline24, czyli możliwość wystawienia faktury poza systemem i przesłania jej do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Do pracy w tym trybie potrzebny jest certyfikat wystawcy faktury, który można wygenerować w KSeF.

Jakie dokumenty nie muszą trafiać do KSeF?

KSeF obejmuje faktury VAT, ale nie wszystkie. Poza systemem (albo dobrowolnie w nim) zostają m.in.:

• faktury dla konsumentów (B2C): wystawienie ich w KSeF jest dobrowolne,
• paragony z NIP do 450 zł: do końca 2026 roku zostają poza KSeF,
• faktury pro forma, rachunki i noty: to nie są faktury VAT, więc nie wystawia się ich w KSeF,
• zakupy prywatne przedsiębiorcy: faktura dla JDG za zakup na cele prywatne może być wystawiona poza KSeF,
• faktury od zagranicznych dostawców: nie trafiają do KSeF, a zagraniczne firmy bez siedziby i stałego miejsca działalności w Polsce mogą korzystać z systemu dobrowolnie,
• faktury w procedurach OSS i IOSS oraz bilety (np. za przejazd autostradą, pociągiem czy samolotem), które pełnią rolę faktury.

Jeśli wystawiasz faktury głównie osobom prywatnym, sprawdź, które z nich i tak muszą trafić do KSeF, bo w praktyce większość firm ma też klientów firmowych.

Jak przygotować małą firmę do KSeF: 6 kroków

Nawet jeśli masz czas do stycznia 2027, nie zostawiaj wszystkiego na ostatni tydzień grudnia. Te kroki zajmą Ci jeden wieczór:

1. Sprawdź, czy mieścisz się w limicie. Zsumuj faktury brutto z ostatnich miesięcy i zastanów się, czy do końca roku nie przekroczysz 10 000 zł w którymś miesiącu.
2. Ustal, jak będziesz się logować do KSeF. Przedsiębiorca prowadzący JDG może się zalogować m.in. profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym.
3. Nadaj uprawnienia księgowej lub biuru rachunkowemu, jeśli ktoś prowadzi Twoją księgowość. Bez tego nie zobaczą Twoich faktur w KSeF.
4. Wybierz narzędzie do wystawiania faktur: bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF albo program do faktur połączony z KSeF, np. Fakturownię, ifirma lub inFakt. Porównanie znajdziesz w następnej sekcji.
5. Wygeneruj certyfikat wystawcy faktury. Przyda się do trybu offline24 i na wypadek awarii systemu.
6. Wystaw pierwszą fakturę w KSeF jeszcze w 2026 roku. Do końca roku nie grozi za błędy kara, więc to najlepszy moment, żeby się nauczyć.

Jeśli wystawiasz faktury z kasy fiskalnej, sprawdź dodatkowo, jak będziesz je wystawiać od 2027 roku, bo faktury dla firm z kasy online też przejdą przez KSeF.

Czym wystawiać faktury w KSeF?

Masz dwie drogi: bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów albo program do faktur, który sam wysyła faktury do KSeF.

Aplikacja Podatnika KSeF (bezpłatna) to oficjalne narzędzie Ministerstwa Finansów w przeglądarce, jest też wersja mobilna. Wystarczy, jeśli wystawiasz kilka faktur w miesiącu i nie potrzebujesz niczego więcej. Minusy: każdą fakturę przygotowujesz ręcznie, a aplikacja nie prowadzi Twojej księgowości i nie pilnuje płatności od klientów.

Program do faktur połączony z KSeF wystawia fakturę, wysyła ją do KSeF, pobiera faktury od dostawców i łączy wszystko z księgowością. Oszczędza czas, gdy faktur jest więcej albo chcesz mieć koszty i przychody w jednym miejscu.

Trzy programy, które mają połączenie z KSeF:

Program	Dla kogo	Co dostaniesz z naszego linku
Fakturownia	Firmy, które wystawiają dużo faktur, sklepy internetowe, usługi	Standardowe warunki. Sprawdź Fakturownię
ifirma	JDG, które chcą faktury i księgowość w jednym miejscu. Program do faktur od 0 zł, księgowość internetowa od 49 zł miesięcznie, biuro rachunkowe od 149 zł miesięcznie	Z kodem Z45DIMX9YS 50 zł zniżki na pierwszy miesiąc biura rachunkowego. Załóż konto w ifirma
inFakt	Firmy, które wolą oddać księgowość księgowemu, ale mieć faktury w aplikacji	100 zł rabatu na pierwszy miesiąc księgowości. Odbierz rabat w inFakcie

Ceny i promocje według stron producentów w październiku 2026, mogą się zmieniać. Jeśli założyłeś już konto w ifirma bez naszego linku, kod możesz wpisać w ustawieniach konta do 30 dni od rejestracji.

Pełne porównanie z cenami, plusami i minusami znajdziesz w rankingu programów do faktur z KSeF.

Najczęstsze pytania o terminy KSeF

Czy mała firma musi już teraz odbierać faktury w KSeF?

Tak. Obowiązek odbierania faktur w KSeF obowiązuje wszystkie firmy od 1 lutego 2026, niezależnie od wielkości. Termin 1 stycznia 2027 dotyczy tylko wystawiania faktur przez najmniejsze firmy.

Czy limit 10 000 zł to kwota netto czy brutto?

Brutto, czyli razem z VAT. Liczysz sumę sprzedaży na fakturach w danym miesiącu kalendarzowym.

Co jeśli przekroczę limit 10 000 zł jeszcze w 2026 roku?

Faktura, przy której przekroczysz limit, musi być już wystawiona w KSeF. Od tej chwili wszystkie kolejne faktury też wystawiasz w KSeF, nawet jeśli później sprzedajesz mniej.

Czy jako firma zwolniona z VAT też muszę korzystać z KSeF?

Tak, jeśli wystawiasz faktury. Obowiązek dotyczy zarówno czynnych podatników VAT, jak i zwolnionych, według tych samych terminów.

Czy KSeF zostanie jeszcze przesunięty?

Na dzień aktualizacji tego artykułu (8 października 2026) termin 1 stycznia 2027 dla najmniejszych firm obowiązuje. Jeśli się zmieni, zaktualizujemy artykuł.

Źródła

• Krajowy System e-Faktur: oficjalny serwis Ministerstwa Finansów
• KSeF 2.0 w pytaniach i odpowiedziach MF, część I (podatki.biz)
• Tax Alert: wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KPMG)

Artykuł ma charakter informacyjny i nie jest poradą podatkową. W sprawach dotyczących Twojej firmy skonsultuj się z księgową lub doradcą podatkowym.